Van lokale server naar de cloud
Van een NAS in de meterkast naar bestanden die overal werken
Een NAS staat in het pand. SharePoint staat overal. Wat er verandert aan toegang, versiebeheer, thuiswerken en back-up als je die stap zet.
- Geen NAS meer
- Toegang via Teams
- Volledige versiegeschiedenis
Herken je dit?
Veel organisaties lopen tegen dezelfde problemen aan met hun NAS of lokale server.
- De NAS geeft de geest. Jarenlange bestanden, offertes en klantdata in een klap onbereikbaar. Had iemand de back-up gecontroleerd?
- Thuiswerken zonder toegang, omdat de bestanden op kantoor staan en de verbinding naar kantoor het niet doet of traag is.
- Onduidelijke toegangsrechten. Nieuwe medewerkers krijgen gewoon alles, en oud-medewerkers staan er nog in.
- Een collega slaat de verkeerde versie op. Geen versiebeheer, geen weg terug.
- Belangrijke documenten op het bureaublad. Laptop weg, documenten weg.
- De back-up op een losse harde schijf, die bij brand of inbraak naast de server ligt.
Teams maakt het toegangsbeheer simpel
Ieder team in Microsoft Teams krijgt automatisch een eigen opslagplek voor bestanden, met een eigen SharePoint-site eronder. Je hoeft er niets voor in te richten.
Team-eigenaren voegen zelf leden toe of halen ze eruit. Geen tickets, geen wachttijd. Daardoor klopt het overzicht van wie bij welke bestanden kan altijd, ook als er iemand weggaat.
Zo ziet dat er meestal uit
- Algemeen, voor iedereen
- Directie
- Finance
- Verkoop
- Marketing
- Klantenservice
Elk team een eigen site, elke eigenaar zijn eigen ledenlijst.
Vertrouwd op elk apparaat
SharePoint-mappen verschijnen gewoon in Verkenner of Finder, net als lokale mappen, maar dan veilig in de cloud.
-
Automatisch in Verkenner
Windows
Wij koppelen de mappen automatisch. Ze werken alsof het lokale mappen zijn en worden via OneDrive bijgewerkt. Je medewerkers werken zoals ze gewend zijn.
-
Eenmalig toevoegen aan Finder
macOS
Na het toevoegen gebruik je de mappen als lokale mappen, met dezelfde automatische bijwerking via OneDrive. Geen verschil voor de gebruiker.
Lokale NAS of server tegenover SharePoint
| Met lokale NAS of server | Met SharePoint via Rinqel | |
|---|---|---|
| Toegang | Alleen op kantoor, of via een trage verbinding | Overal: kantoor, thuis, onderweg, elk apparaat |
| Storing | Hele organisatie ligt stil | Geen hardware die stuk kan gaan |
| Rechten | Zelf bijhouden, snel een rommeltje | Automatisch via Teams, altijd actueel |
| Versiebeheer | Overschreven is kwijt | Volledige versiegeschiedenis |
| Samenwerken | Niet tegelijk in hetzelfde bestand | Tegelijk in Word, Excel en PowerPoint |
| Investering | Hardware kopen en onderhouden | Geen serverbeheer, geen NAS |
| Lokale bestanden | Laptop weg is data weg | Alles gesynchroniseerd en geback-upt |
| Back-up | Losse schijf, onbekend of hij slaagde | Doorlopend en offsite |
Vijf dingen die veranderen
-
Overal en altijd werken
Geen ingewikkelde verbinding. Medewerkers openen hun bestanden waar ze ook zijn, op laptop, tablet of telefoon.
-
Overzicht wie wat kan zien
Via Teams bepaal je de toegang. Medewerker erbij? Toevoegen. Vertrokken? Verwijderen.
-
Nooit meer bestanden kwijt
Geen NAS die crasht en geen kapotte schijf. Alles staat in de Microsoft-cloud met back-up.
-
Tegelijk samenwerken
Twee collega's in hetzelfde Excel-bestand is geen probleem. Geen versie_definitief_v3 meer.
-
Vertrouwd en herkenbaar
De mappen staan gewoon in Verkenner of Finder. Je medewerkers merken nauwelijks verschil, behalve dat het beter werkt.
Waar dit aan raakt
Van de server naar de cloud?
Vertel wat er nu staat en hoeveel mensen ermee werken. Wij maken een migratieplan waar geen weekend in voorkomt.